Önceliklendirme, listenizdeki her işi daha hızlı tamamlamaya çalışmak değildir. Aynı anda yapamayacağınız işler arasında bilinçli seçim yapmaktır. Günün sonunda önemli bir iş ilerlemediyse küçük görevlerin tamamlanmış olması her zaman yeterli değildir.
Neden her işi yetiştirmeye çalışıyoruz?
Yapılacaklar listesi uzadıkça bütün maddeler aynı ağırlıkta görünmeye başlar. E-posta yanıtlamak, önemli bir raporu bitirmek ve alışveriş yapmak tek listede yan yana durur. Bu durumda kolay işler hızla tamamlanır, dikkat isteyen işler ertelenir.
Çözüm daha ayrıntılı bir uygulama değil, yapılmayacak işleri de belirlemektir.
Öncelik belirlemek için üç soru
Listenizdeki her önemli iş için şunları sorun:
- Bu iş yapılmazsa gerçek bir sorun oluşur mu?
- Bu iş tamamlandığında başka işleri kolaylaştırır mı?
- Bu işi yapmak için en uygun kişi gerçekten ben miyim?
Bu sorular, yalnızca acil görünen işleri değil etkisi yüksek işleri de fark etmenizi sağlar.
Üç katmanlı liste yöntemi
Günün veya haftanın işlerini üç katmana ayırın:
- Odak işleri: Dikkat gerektiren ve ilerleme sağlayan en fazla üç madde.
- Bakım işleri: E-posta, fatura veya kısa düzenlemeler gibi hayatı sürdürmek için gerekli işler.
- Bekleme listesi: Bu hafta yapılması gerekmeyen fikirler ve düşük öncelikli görevler.
Bakım işlerini odak zamanınıza yaymayın. Mümkünse günün belirli bir bölümünde toplu tamamlayın.
Büyük işi küçültün
Bir görev sürekli erteleniyorsa ilk adımı belirsiz olabilir. "Projeyi hazırla" ifadesi yerine "projenin ilk üç bölüm başlığını yaz" gibi fiziksel bir başlangıç belirleyin.
Küçültme yöntemi iki fayda sağlar:
- Başlamak için gereken zihinsel yük azalır.
- İşin gerçekten ne kadar süreceği daha iyi görünür.
Takvime yalnızca önemli işleri taşıyın
Her görevi takvime yerleştirmek takvimi okunmaz hale getirebilir. Takvimi sabit randevular ve odak gerektiren işler için kullanın. Küçük bakım işleri kısa listede kalabilir.
Haftalık planı baştan kurmak için haftalık plan rehberini inceleyin.
Yapılmayacaklar listesi oluşturun
Önceliklendirme yalnızca seçmek değil, sınır koymaktır. Kısa bir yapılmayacaklar listesi oluşturun:
- Aynı gün üçten fazla odak işi seçme.
- Bildirim geldiği anda her mesaja dönme.
- Belirsiz işleri tek satır halinde listede bırakma.
- Birkaç haftadır ertelenen her işi otomatik taşıma.
Haftanın sonunda değerlendirin
Haftalık değerlendirmede tamamlanmayan işler için suçluluk üretmek yerine bilgi toplayın:
- İş gereğinden büyük müydü?
- Takvimde gerçekten zaman var mıydı?
- Başka birine devredilebilir miydi?
- Artık önemli değil mi?
Bu değerlendirmeyi kısa tutmak için 20 dakikalık haftalık kapanış rutinini kullanın.
Sık sorulan sorular
Öncelikli iş sayısı neden üç?
Üç kesin bir kural değildir. Ama az sayıda odak işi seçmek, günün yönünü görünür hale getirir. Çok fazla önemli iş seçildiğinde öncelik kavramı anlamını kaybeder.
Acil işler sürekli çıkıyorsa ne yapmalıyım?
Takvimin tamamını doldurmayın. Beklenmedik işler için boşluk bırakın. Aynı tür acil işler sürekli tekrarlanıyorsa bunları azaltacak bir sistem veya sınır oluşturun.